Empiezo con una de mis favoritas, Dropbox.
DropBox es la manera más simple de alojar archivos online, y compartirlos con el resto del mundo.
¿Cómo funciona?
El servicio nos da un programa que después de instalarlo , nos creara una carpeta llamada Dropbox en nuestro ordenador, los archivos de esta carpeta estarán sincronizados con el servicio de internet. Cada vez que queremos compartir algo, basta con copiar el archivo a la carpeta de DropBox, y podremos verlo en cualquiera de las PCs que hayamos “anexado” al servicio, o directamente desde la pagina web de Dropbox.
Y todo esto para que nos sirve a nosotros en la gestión de la calidad. Yo principalmente le doy los siguientes usos, aunque seguro que se le pueden dar muchos otros.
Copia seguridad
Es fundamental guardar un respaldo de toda la documentación del sistema de calidad. Hay algunos auditores que suelen preguntar por esta copia y si realmente esta segura. Si por ejemplo decimos que esta guardada en CDS en nuestro cajón nos puede decir que ahí no esta segura pues podría haber un incendio, además que no esta actualizada.
Control de cambios
Una funcionalidad curiosa que tiene Dropbox, es que tiene un control de cambios ya que guarda una copia de la versión antigua del documento. Esto nos sirve para el control de cambios en la documentación.
Tiene soporte para historial de revisiones, de forma que los archivos borrados de la carpeta de Dropbox pueden ser recuperados desde cualquiera de las computadoras sincronizadas.También existe la funcionalidad de conocer la historia de un archivo en el que se esté trabajando, permitiendo que una persona pueda editar y cargar los archivos sin peligro de que se puedan perder las versiones previas.El historial de los archivos está limitado a un período de 30 días, aunque existe una versión de pago que ofrece el historial ilimitado
Distribución de la documentación
La función mas importante que le veo al servicio de Dropbox es la distribución de la documentación del sistema de calidad a las personas que les atañe. Esto es un requisito de la totalidad de los sistema de calidad. Aquí Dropbox es especialmente útil, sobretodo con personal que no esta físicamente en las oficinas y que necesiten acceder a la documentación del sistema, los procedimientos, algún registro, etc.
Descarga Dropbox
El servicio de Dropbox da de manera gratuita 2Gb, cantidad mas que suficiente para estos usos. También existen otras modalidades de pago.
Al darse de alta con el anterior enlace te dan 250Mb extras.
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