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Jesus Blanch Rouanet Licenciado en Ciencias Químicas por la Universidad de Valencia y Licenciado en Ciencia y Tecnología de los Alimentos por la Universidad Politécnica de Valencia. calidadindustriaalimentaria@gmail.com

martes, 3 de marzo de 2009

Control de la documentación

Tanto en la norma ISO 9001 como en la BRC e IfS tenemos un punto que nos habla del control de la documentación.

Norma ISO 9001:2000 , Control de la Documentación
4.2.3    Control de los documentos. Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
a)    aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
b)    revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
c)    asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos,
d)    asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,
e)    asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
f)    asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución, y
g)    prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

Norma BRC 5.0, Control de la Documentación
3.7.1    Control de la documentación
El equipo directivo de la empresa deberá cerciorarse de que se dispone de todos los documentos, registros y datos esenciales para la gestión de la seguridad, la legalidad y la calidad del producto, y de que los mismos se implantan y se controlan de forma eficaz.
Requisitos
3.7.1.1 Todos los documentos en uso deberán haber sido debidamente autorizados y se empleará la versión correcta.
3.7.1.2    Los documentos deberán ser claramente legibles, no contener ambigüedades, estar redactados en los idiomas apropiados y ser lo suficientemente detallados como para que el personal correspondiente pueda aplicarlos de forma correcta. El personal deberá poder acceder a ellos fácilmente y en todo momento.
3.7.1.3    Se deberá registrar el motivo de cualquier cambio o modificación en aquellos documentos que sean esenciales para los sistemas y procedimientos relativos a la seguridad, la legalidad o la calidad de los productos.
3.7.1.4    Se dispondrá de un procedimiento que garantice la anulación de la documentación obsoleta y que se reemplace por una versión revisada cuando proceda.

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En ambas normas también existe otro punto que trata aparte el tema de los registros.


En las normas BRC e IFS existe un punto que no aparece en la norma ISO 9001 que trata sobre las especificaciones (pto 3.7.2. en BRC 5.0).


Debe haber un procedimiento documentado donde se establezcan todas las pautas a seguir desde que se elabora un documento hasta que se distribuye y retira el obsoleto. Es importante que en este procedimiento se recojan todos los puntos que piden las normas.


Puntos más importantes en cualquier sistema de control de documentación:

- Se deben codificar los documentos y poner su estado de revisión, mejor si también se pone su fecha de revisión.
- Deben ser aprobados antes de su distribución.
- Identificar los cambios que se han realizado (indicando los cambios realizados, archivando obsoletos para su comparación,...)
- Asegurarse que la documentación es accesible a todo el personal implicado.
- Se debe de retirar la documentación obsoleta.

 

control-de-la-documentacion

Un esquema para la redacción de un procedimiento podría ser el siguiente:

- Objetivo
- Alcance
- Responsabilidades
- Procedimiento en si
- Anexos
- Registros que genera
- Cambios

2 comentarios:

  1. buenas yo entiendo que un formato es donde se registra algo y una vez que se rellena pasa a ser un registro. Cuando en las norma BRC o IFS hace referencia a los registros que cualquier modificación de estos deberá haber sido autorizada y se deberá registrar el motivo de dicha modificación me esta diciendo que cuando hago algún cambio en un formato debe autorizarse ( incluir una columna nueva, etc) o en el caso de algún cambio en un registro porque me haya equivocado en lugar de poner 255 he puesto 256 y quiero modificarlo haciendo un tachon y poner el codigo correto o se quiera corregir un error. Necesito una aclaración

    gracias

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  2. Lo que comentas yo no lo consideraria como un cambio de un registro, si no como una correccion a la hora de rellenarlo.
    Un cambio seria si en un analisis se pusiese siempre el ph y un buen dia se deja de poner y se pone otro parametro porque se decide que esto es mejor.
    Esto es lo que si que tiene que estar aprobado.

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